Ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 2 - del 2 (4)

Distansarbete är en ständigt högaktuell fråga för de flesta organisationer och företag. När medarbetare behöver arbeta på distans, när hela team sitter utspridda geografiskt, hur skapar man ett så effektivt samarbete som möjligt – och hur får man ledarskapet att fungera? Detta är andra delen med tio nycklar som konkret hjälper er att skapa högpresterande team, även när arbetet sker på distans. 

Högpresterande team kan lyfta projekt till helt nya nivåer

Susan A. Wheelan har skrivit boken ”Att skapa effektiva team”. I den resonerar hon om värdet av att varje enskild medlem i ett team behöver ta ansvar för gruppens utveckling. Att se till att teamet får en samhörighet, lär känna varandra och bli mer resultatdrivna är inte enbart en fråga för teamets ledare, varje enskild medarbetare behöver ta ansvar för vad som pågår även om personen själv inte direkt är involverad. Wheelans omfattande forskning visar också att högpresterande team är mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer.

Ett högpresterande team definieras av sin produktivitet, ett viktigt fokus oavsett samarbetet sker fysiskt eller digitalt. I förra inlägget gick vi igenom de första fem nycklarna till produktivitet, och här är de sista fem. 

6. Skapa en struktur som ökar samhörigheten

Alla produktiva och högpresterande team är välorganiserade. En förutsättning är att gruppen tillbringar tillräcklig tid ihop, både rent allmänt och i möten. Det krävs åtminstone åtta-nio månaders arbete tillsammans. Samtidigt bör teamets möten vara tillräckligt långa för att hantera de frågor och problem som måste lösas. Tre faktorer är viktiga för strukturen hos framgångsrika team:

• Teamet bör bestå av minsta möjliga antal medlemmar. Mest effektiva gruppstorlek är tre till sju medlemmar. 
• Kännetecknet hos ett moget team är att medlemmarna kan bilda subgrupper. 
• Dessa subgrupper betraktas inte som ett hot av medlemmar som inte ingår i dem. Grupperna är accepterade och uppskattade för sitt bidrag till teamet. 

Vad betyder detta på distans? 
Affinitet är synonymt med släktskap och samhörighet. Framgångsrika distansteam försöker hela tiden minska affinitetsavståndet genom att skapa tillfällen och forum för informella arbetssociala kontakter. Det kan vara att ta en gemensam fika eller lunch, fira födelsedagar och att ses after work. För att få in den privata sfären i teamet i en digital miljö kan sociala medier användas, som Instagram och WhatsApp. Det viktigaste är inte vad man gör utan att man gör så mycket som möjligt för att stärka teamets arbetsrelationer.

7. Skapa en öppen och inbjudande kommunikationsmiljö

Högpresterande team har en öppen kommunikationsstruktur som tillåter alla medlemmar att delta. Detta förbättrar produktiviteten eftersom alla idéer och förslag kommer fram. Högpresterande team får regelbunden feedback om sin effektivitet och produktivitet och medlemmarna kan själva ge exakta svar på frågor om teamets effektivitet och produktivitet. Medlemmarna ger också varandra konstruktiv feedback på individuella prestationer och bidrag.

Vad betyder detta på distans? 
Att skapa en feedbackkultur där alla ger varandra både positiv och utvecklande feedback är ett av de mest effektiva sätten att förebygga konflikter. Det skapar också trygghet i teamet och ökar effektiviteten och lönsamheten. I högpresterande team är feedbacken fokuserad både på teamet, dvs hur teamet som helhet presterar och på individuell nivå. Utvecklande feedback på individnivå ges mellan fyra ögon, till skillnad mot positiv feedback som kan ske mer öppet. Viss försiktighet bör alltid iakttas i en öppen miljö, men i ett högpresterande team förväntas det att man ger positiv feedback.

8. Lägg tid på att planera, diskutera och fatta rätt beslut med rätt underlag

Medlemmar i högpresterande team ägnar tid åt att planera hur de ska lösa problem och fatta beslut. De bestämmer sig för hur besluten ska fattas – innan de försöker fatta dem, och de ägnar tid åt att definiera och diskutera de problem som måste lösas. Detta gör att högpresterande team har en mer effektiv strategi för beslutsfattande samtidigt som varje beslut har medlemmarnas stöd. 

Vad betyder detta på distans: 
Använd beslutsunderlag för att få in så många perspektiv som möjligt från intressenterna, lägg mycket tid på själva beslutsfattandet och ha en tydlig plan för kommunikation och implementation av fattat beslut. Ge möjligheter att respondera på besluten och var beredd på att justera kontinuerligt så att processen blir agil och iterativ.

9. Utveckla en bra metod för implementering och evaluering 

Högpresterande team implementerar lösningar och beslut som har fattats av medlemmarna. Teamets medarbetare och ledare följer upp besluten och hålls ansvariga för att handla i enlighet med dessa. Framgångsrika team utvecklar också metoder för att evaluera teamets lösningar och beslut.

Vad betyder detta på distans?
Evalueringsmetoder fungerar utmärkt att hantera digitalt och asynkront. Faktum är att utvärderingsenkäter och så kallade polls oftast sker digitalt även hos fysiska team, till exempel hos kunder. Då materialet samlats in behöver teamet analysera och utveckla beslut och lösningar vilket kan ske i digitala möten.

10. Planera för samarbeten och konflikthanteringar som sammansvetsar teamet

Det finns en mängd forskning som bekräftar att ett högpresterande team är sammansvetsade, med ett väl fungerande samarbete. Att medlemmarna i teamet samarbetar betyder inte att det aldrig uppstår konflikter. Forskning visar att produktiva team ofta har perioder av konflikter, men de har bra processer för konflikthantering vilket gör konflikterna kortvariga. Teamet behöver etablera tydliga processer för konflikthantering tidigt, helst innan en konflikt sker. I många fall går detta att hantera digitalt, men om konflikten är djupare rekommenderas fysiska möten.

Vad betyder detta på distans? 
För medarbetare på distans är risken stor att man får mindre beröm och erkännande, jämfört med dem som jobbar fysiskt tillsammans. När vi är tillsammans på en arbetsplats ger vi våra kollegor uppmuntran, komplimanger och feedback efter möten, i fikarummet, i korridoren etc. Det är helt enkelt lätt att glömma den som man ej ser. När teamet har sina möten så är det därför viktigt att gruppen, och självklart dess ledare ger positiv feedback inför varandra. Det är viktigt att se till att uppmuntran och beröm går fram till alla i teamet när den väl ges. 

Ovana distansteam ser ofta inbokade möten endast som tillfällen för samarbete. Här kan teamets medlemmar och ledare försöka skapa samarbeten som minskar risken för isolering och som nyttjar gruppens gemensamma resurser på bästa sätt. Till exempel kan teamet ha en fast möte varje morgon där varje medlem får svara på tre frågor:

• Vad uppnådde jag igår? 
• Vad ska jag göra idag? 
• Finns det något som hindrar mig från att göra det jag ska? 

Läs alla våra inlägg på tema distansarbete

Med dessa tio nycklar kan ni skapa högpresterande team, oavsett om samarbetet sker på plats eller på distans.