Kommunikation på distans - del 4 (4)

De flesta organisationer har en vardag som är präglad av både fysiska och digitala samarbeten. För att olika team ska hålla en hög produktivitet, oavsett hur medarbetare vill arbeta, krävs planering och tydliga processer. Inte minst krävs en förståelse för de skillnader som råder när team antingen samarbetar fysiskt eller på distans.

Eftersom distansarbete är en viktig fråga för alla ledare har vi skapat fyra inlägg på temat. I detta tar vi upp vikten av att sörja för en så effektiv kommunikation som möjligt. Här kan du läsa våra andra inlägg på temat distansarbete:

Effektivt distansarbete ställer höga krav på kommunikationen

Vid fysiska möten finns tre huvudtyper av kommunikation; verbal kommunikation, symbolisk kommunikation och kroppsspråk. När vi använder telefon och textkommunikation behöver vi lita på proxy-indikatorer som text och röst, eftersom det blir svårare att läsa de känslomässiga signaler som kommer med kroppsspråk. Med symbolisk kommunikation använder vi medvetet meningsfulla gester, ljud eller föremål för att förstärka vårt budskap. Vid distansarbete behöver vi därför lägga mer energi på att läsa mellan raderna, och vara uppmärksamma på den metakommunikation som ändå finns i digitala miljöer.

Att tänka på vid skriftlig kommunikation

Vid ett samtal mellan fyra ögon är det oftast lätt att förstå kommunikationens nyanser. Men även i skrift kan vi ge starka uttryck. 

• Ett utropstecken kan ge känslan av att något är viktigare än vad det egentligen är.
• En negativ emoji kan vara en lika kraftfull markering av ogillande som ett argt ansiktsuttryck. 
• Ett överdrivet ANVÄNDANDE AV VERSALER kan uppfattas som att skribenten skriker och inte tänker lyssna på någon annan. 
• Emojis kan ha olika innebörd för olika ålders- eller intressegrupper. 
• Ironi kan vara svårt i vanliga fall och blir än mer vanskligt i skrift. 
• Tonen i skriftlig är viktig, så var uppmärksam på vissa mönster. Ändras tonen eller skriver personen på ett annat sätt än den vanligtvis gör?

Vid röstkommunikation kan vi lyssna på mer än orden

Vid samtal via telefon eller videosamtal där en kamera inte används så sker det en metakommunikation. Vi kan utläsa mer i samtalet utan att det uttalas, utifrån hastighet, volym, tonhöjd och även ordval. Vi kan ofta höra om den vi pratar med låter stressad, nedstämd, disträ eller glad. Tänk på att vara extra uppmärksam på dessa tecken, inte minst om du känner den du pratar med väl. Förändringar i dessa mönster kan hjälpa dig att tidigt identifiera om personen behöver extra support eller hjälp av något slag.

Ett videosamtal är väldigt snarlikt ett fysiskt möte.

Videosamtal är det närmaste vi kan komma en fysisk kommunikation i samma rum. En bra kamera och ljus ger oss möjligheten att ta del av den verbala kommunikation, att se kroppsspråk men också stora delar av den symboliska kommunikationen. Till exempel när en person filmar från hemmet kan vi se sådant som vi inte ser på arbetsplatsen, vilket kan hjälpa oss förstå och relatera till den vi pratar med.

Tempot och taktkänslan påverkar kommunikationen på distans

Distanskommunikation kan förändra den normala takten i våra samtal. En försening mellan olika meddelanden kan skjuta upp eller dölja känslomässiga reaktioner. Hur många gånger har du skrivit ett e-postmeddelande och omedelbart efter att ha tryckt på skicka känt dig orolig för hur meddelandet kommer uppfattas? Om din chef läser e-post sent på kvällen, anser hen då att det är ett intrång i hens privata tid? Skulle hen berätta för dig om det var så? 

Även om vi kan ha blivit vana vid dessa typer av asynkrona interaktioner, kan de fortfarande strida mot våra normala regler för social interaktion. Om vi saknar ett omedelbart svar kan vi bli distraherade, börja gissa själva eller till och med fantisera över hur mottagarens känner. Inte sällan blir vi frustrerade över det uteblivna svaret, vilket kan trigga alla möjliga reaktioner.

Vad krävs av en kommunikativ ledare vid distansarbete?

Om kommunikationen är en viktig parameter när vi samarbetar på distans, så är ledarskapet minst lika viktigt. Även om det krävs att varje teammedlem tar eget ansvar för hela gruppens produktivitet, så förutsätter distansarbete en mycket närvarande ledare. Läs gärna vårt tredje inlägg som reflekterar över att leda på distans.