Bygg upp en feedback-kultur i organisationen
Har du tänkt på att feedback betyder ”föda åter”? Feedback är en spegling av en annan persons beteende, och det går ut på att ge en kollega föda för att växa och utvecklas. På alla företag är det viktigt att skapa en feedback-kultur så att varje medarbetare kan utvecklas och känna delaktighet. I del 1 av vår artikelserie kring feedback går vi igenom de viktigaste grunderna för att ge och ta emot feedback.
Grunden för att skapa en god feedback-kultur som stimulerar till utveckling handlar om att regelbundet ge och te emot positiv feedback. Detta berör alla i organisationen. Förutom att en feedback-kultur hjälper alla att utvecklas i sina roller så bygger den en social samhörighet. Utveckling handlar ofta om beteendeförändringar och för att göra dessa förändringar krävs medvetenhet och motivation. Forskning från olika psykologiska inriktningar visar att olika former av positiv återkoppling påverkar vår motivation starkast. När vi lyckas med något, når våra mål eller andra visar uppskattning blir vi mer motiverade. En tydlig struktur för feedback kan därför ha direkt påverkan på organisationens resultat.
Att ge feedback måste alltid ske med goda intentioner
Feedback pågår ständigt i vår kommunikation på olika sätt. Förutom orden vi säger så ger vi varandra respons genom ansiktsmimik, tonläge och kroppsspråk. Du som ger feedback ska vilja personen väl och använda din feedback som ett verktyg för att få hen att växa och utvecklas.
Samtidigt visar forskning att endast ca 30% av den feedback vi ger leder till ett förändrat beteende hos mottagaren. Därför är det viktigt att tänka igenom hur du ska ge din feedback. Här är konkreta tips:
Ge feedback i en tillitsfull miljö
Skapa en situation där den som tar emot känner sig trygg.
Var så konkret som möjligt
Undvik att generalisera i din feedback. I stället för ”bra jobbat” säg: ”Tack för att du tog fram och bearbetade underlaget till presentationen på ett så bra sätt.” Ibland räcker det med ännu kortare beröm; ”tack för hjälpen med presentationen.”
Välj rätt tillfälle och rätt mängd
Om du samlat på dig flera saker som du irriterat dig på, då är det lätt hänt att allt kommer ut vid ett och samma tillfälle. Det blir sällan bra. Försök att ge aktuell feedback så att både du och mottagaren har den färskt i minnet.
Ge mottagaren möjlighet att ställa frågor
Det kan vara tydligt för dig vad du har att säga, men ge tid och rum för mottagaren att ställa frågor. Ibland kan det behövas ett förtydligande.
Anpassa leveransen av feedback till mottagaren
Vissa tycker det är fantastiskt att få positiv feedback inför andra, medan vissa tycker det är direkt obehagligt. Prata om hur ni ska arbeta med feedback tillsammans.
Följ upp!
All feedback behöver en uppföljning. Har den lett till önskat förändrat beteende, om det var önskvärt? Har mottagaren tagit till sig informationen? Kändes det tryggt för båda parter, att både ge och ta emot feedbacken?
Undvik vissa stoppord!
Men – tar bor effekten av det positiva du säger
Man – säg inte man om du menar jag
Måste – uppfattas negativt och tar mer energi än det ger
Inte – tala om vad du vill i stället
Varför – lockar fram försvarsställning och negativa svar
Gör feedbacken till ett meningsfullt samtal.
Skapa förutsättningar för att möta varandra, istället för att ge känslan av du utvärderar en medarbetare. Meningsfulla samtal ger förutsättningar för verkliga möten och relationsbyggande. Dessa kan vara mer utvecklande då de inte fokuserar specifikt på en prestation eller ett resultat.
Att ta emot feedback är en lärande process i sig.
Feedback kan upplevas som lika svårt att ta emot som att ge. Det är en aktiv process av tvåvägskommunikation där informationen som ges framkallar olika reaktioner hos mottagaren. Till exempel blir vi lätt stressade om vi inte förstår något. Vår hjärna är reaktiv och tolkar snabbt ovisshet som hot, vilket kan trigga vårt försvarssystem. Här kan en tydlig process vara bra att luta sig mot:
Feedback ska inte förväxlas med kritik.
All feedback är bra verktyg för både utveckling och nya möjligheter. Sen inte feedback som kritik, utan som en chans till positiv förändring.
Fokusera på vad. Inte hur.
Lyssna till vad personen säger och inte hur personen säger det. Sätt dig in i den andres perspektiv. Försök skilja på sak och person.
Ställ frågor!
För att inte hamna i en försvarsposition, ställ frågor för att bättre förstå vad personen vill förmedla
Anteckna!
En del feedback kan du behöva reflektera över. Genom att ta anteckningar kan du bättre komma ihåg vad som sägs, och dessutom får du tid att fundera på saken.
Var i feedbacktrappan befinner sig medarbetaren?
För att lyckas med feedback finns en effektiv metod, en trappa med tydliga steg. Genom att förstå var på feedbacktrappan mottagaren befinner sig kan du utforma feedbacken därefter. Målet är alltid att nå det översta steget.
Vill du få fler redskap för att förbättra din organisation? Anmäl dig till vår ledarskapsutbildning inom Intent Based Leadership.
Källor
Eva Hamboldt – ”Feedback-revolutionen”
Elizabeth Kuylenstierna – ”Framgång med feedback”
Lena Skogholm – ”10 tips för att ge tydlig feedback”
Försvarshögskolan ”UGL”