Ledarskap på distans - del 3 (4)

För många företag är möjligheten till distansarbete en medveten långsiktig strategi. För andra kan det ha uppstått på grund av omständigheter som till exempel en pandemi. Oavsett hur distansarbetet har uppkommit ställer det nya krav på ledarskapet. Ledare behöver förse organisation och medarbetare med verktyg och strukturer för att distansarbetet skall bli så effektivt och produktivt som möjligt. 

Här följer åtta tips som hjälper dig att etablera ett kommunikativt och framgångsrikt ledarskap vid distansarbete.

1. Skapa en kommunikationsstrategi

För att få ett team produktivt på distans behöver du upprätta en strategi för kommunikationen. En tydlig struktur underlättar och ger medarbetarna trygghet. Börja med att bestämma ett lämpligt antal avstämningar veckovis, med konkret innehåll och tydlig agenda. Var överens om vad som är brådskande och vad som behöver prioriteras. Detta kommer att minska ineffektiviteten och öka produktiviteten. Inventera även medarbetarnas behov, sätt riktlinjer och planera in eventuella möten med socialt fokus.

Som ledare kan du knappast kommunicera för mycket med ditt team på distans, särskilt inte i början. Sätt en standard och tydlig strategi hur teamet ska hantera kommunikationen. Till exempel kan dessa vara:

• Dela information
• Ge feedback
• Hantera projekt och deadlines
• Fatta beslut
• Tilldela uppdrag

Att definiera standarder ger en känsla av lugn mitt i snabbt rörligt kaos. Se också till att förstärka lagets mål och syfte. Prata om värderingar och värden och hur du kommer att tillämpa dem i det nya sammanhang som ett distansarbete innebär. Gör tydligt att transparens, förtroende och kunskapsdelning är viktiga nycklar till framgång.

2. Var supertydlig och undvik sammanfattningar

För att vara effektiva vill vi ibland använda färre ord i vår kommunikation. Men en sådan korthet kan innebära att resten av teamet försöker tolka dina meddelanden. Detta kan både slösa teamets tid och öka risken för misstolkningar. Det är inte säkert att alla förstår dina rubriker eller korta sammanfattningar. Kommunicera alltid med avsikten att vara extremt tydlig, oavsett om det sker i skrift eller tal. 

3. Upprätta normer för en tydlig kommunikation

Team som jobbar på distans behöver skapa nya normer som syftar till att öka kommunikationens tydlighet. Genom att etablera gemensamma normer underlättas kommunikation och ni minskar risken för friktion och konflikt. Här är några exempel från företag som prioriterat olika normer:

• Skapa akronymer för den digitala kommunikationen, exempelvis ”Four Hour Response (4HR)” och ”No Need to Respond (NNTR)”. Dessa ger förutsägbarhet och säkerhet för virtuella konversationer. 
• Fastställ vilka verktyg och appar som ska användas till vad. Mejl kanske bara ska gälla för arbetsrelaterade frågor medan en app kanske används för sociala aktiviteter. 
• Sätt normer på individuell nivå, såsom människors föredragna svarstid, skrivstil och ton. En del medarbetare uppskattar korta och snabba meddelanden, medan andra föredrar långa och detaljerade svar.
• Sätt preferenser och tolerans för humor och informalitet. 

4. Håll en regelbunden kontakt

Sociometrisk forskning visar att kortare kommunikationstider är effektivare för att bygga upp och upprätthålla moral och engagemang. Här är några tips för att skapa effektivitet:

• Använd snabbmeddelanden för att hålla regelbunden kontakt. 
• Låt inte en anställd gå en halv dag utan att checka in. 
• Genomför sociala möte, helst via video till exempel en virtuell fika. 
• Sätt ett roterande ansvar för vem som leder dessa virtuella möten.
• Ställ förväntan på att alla ska vara närvarande och inte distraherade. 
• Tänk empati och tydlighet i kombination, där hur är viktigare än vad. Fråga en medarbetare Hur mår du? oftare än Vad gör du?

5. Överskölj inte medarbetare och team med meddelanden

Följer du upp en uppgift via e-post, sms och telefon? Har du en tendens att fråga medarbetarna om de har fått ditt tidigare meddelande? Överanvändning av kanaler kan vara en form av digital dominans, och i värsta fall uppfattas som en form av trakasserier. Det medium du väljer skapar olika krav på mottagarens tid. Att använda dem alla för samma meddelande är ineffektivt (liksom irriterande). Välj din digitala volym och kanal klokt.

6. Hjälp dina medarbetare att undvika multitasking

Uppmuntra medarbetare att stanna i ”arbetsmode”, så att de inte hanterar e-post samtidigt som de har ett möte eller under en intensiv arbetsperiod. Om team skickar e-postmeddelanden med omfattande ”svara alla” kan detta kväva produktiviteten. Kom istället överens om när alla skall svara och att välja mottagare med omsorg. 

7. Byt telefon mot video

Videokonferenser istället för telefonkonferenser är att föredra då alla ser varandra. Möten via konferenssamtal ger sämre möjligheter till engagemang och interaktion. Videosamtal är den nya normen av en anledning: de underlättar för ökat engagemang och bättre kommunikation när ni inte kan ses fysiskt. Det finns också en produktivitetsbonus; att vara på video gör det svårare för dig och dina medarbetare att ”multitaska” under möten. Det gör att varje deltagare blir mer närvarande och engagerad.

8. Välj digitalt verktyg för samarbete med omsorg

Du har säkert testat dem alla. Trello, Projectplace, Teams, OneNote, Planner, Slack. Det finns en uppsjö av digitala verktyg för samarbete och kommunikation online. Det kan vara frestande att hoppa på den senaste och mest flashiga tekniken, men se till att välja era verktyg med omsorg. Låt era behov styra. Det finns enkla tumregler som avgör hur ett verktyg kan användas på ett bra sätt:

• Verktyget ska ha ett tydligt syfte.
• Det ska vara lätt att använda.
• Varje medarbetare ska känna sig bekväm med verktyget
• Det ska fungera bra ihop med övriga delar i er digitala verktygslåda. 
• Avsätt tid för att utbilda och träna medarbetarna i de verktyg ni väljer.

Ett fokuserat ledarskap vid distansarbete kan göra enorm skillnad för produktiviteten

Susan A. Wheelan, författare bakom boken ”Att skapa effektiva team”, har bedrivit en forskning som tydligt visar att högpresterande team är mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer. Detta är dock ett delat ansvar. Varje enskild medarbetare behöver ta ansvar för att hela teamet får en samhörighet och blir mer resultatdrivna.

Som ledare behöver du bygga en kultur för detta i teamet. Ju mer kraft och energi du lägger på att skapa en tydlig struktur för distansarbete, desto bättre blir förutsättningarna att du skapar högpresterande team även när samarbetet sker digitalt.