Kommunikation på distans

TEMA DISTANSARBETE – DEL 4 AV 4

De flesta organisationer har en vardag som är präglad av både fysiska och digitala samarbeten. För att olika team ska hålla en hög produktivitet, oavsett hur medarbetare vill arbeta, krävs planering och tydliga processer. Inte minst krävs en förståelse för de skillnader som råder när team antingen samarbetar fysiskt eller på distans.

Eftersom distansarbete är en viktig fråga för alla ledare har vi skapat fyra inlägg på temat. I detta tar vi upp vikten av att sörja för en så effektiv kommunikation som möjligt. Här kan du läsa våra andra inlägg på temat distansarbete:

Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 1
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 2
Ledarskap på distans

Effektivt distansarbete ställer höga krav på kommunikationen

Vid fysiska möten finns tre huvudtyper av kommunikation; verbal kommunikation, symbolisk kommunikation och kroppsspråk. När vi använder telefon och textkommunikation behöver vi lita på proxy-indikatorer som text och röst, eftersom det blir svårare att läsa de känslomässiga signaler som kommer med kroppsspråk. Med symbolisk kommunikation använder vi medvetet meningsfulla gester, ljud eller föremål för att förstärka vårt budskap. Vid distansarbete behöver vi därför lägga mer energi på att läsa mellan raderna, och vara uppmärksamma på den metakommunikation som ändå finns i digitala miljöer.

Att tänka på vid skriftlig kommunikation

Vid ett samtal mellan fyra ögon är det oftast lätt att förstå kommunikationens nyanser. Men även i skrift kan vi ge starka uttryck. 

  • Ett utropstecken kan ge känslan av att något är viktigare än vad det egentligen är.
  • En negativ emoji kan vara en lika kraftfull markering av ogillande som ett argt ansiktsuttryck. 
  • Ett överdrivet ANVÄNDANDE AV VERSALER kan uppfattas som att skribenten skriker och inte tänker lyssna på någon annan. 
  • Emojis kan ha olika innebörd för olika ålders- eller intressegrupper. 
  • Ironi kan vara svårt i vanliga fall och blir än mer vanskligt i skrift. 
  • Tonen i skriftlig är viktig, så var uppmärksam på vissa mönster. Ändras tonen eller skriver personen på ett annat sätt än den vanligtvis gör?

Vid röstkommunikation kan vi lyssna på mer än orden

Vid samtal via telefon eller videosamtal där en kamera inte används så sker det en metakommunikation. Vi kan utläsa mer i samtalet utan att det uttalas, utifrån hastighet, volym, tonhöjd och även ordval. Vi kan ofta höra om den vi pratar med låter stressad, nedstämd, disträ eller glad. Tänk på att vara extra uppmärksam på dessa tecken, inte minst om du känner den du pratar med väl. Förändringar i dessa mönster kan hjälpa dig att tidigt identifiera om personen behöver extra support eller hjälp av något slag.

Ett videosamtal är väldigt snarlikt ett fysiskt möte.

Videosamtal är det närmaste vi kan komma en fysisk kommunikation i samma rum. En bra kamera och ljus ger oss möjligheten att ta del av den verbala kommunikation, att se kroppsspråk men också stora delar av den symboliska kommunikationen. Till exempel när en person filmar från hemmet kan vi se sådant som vi inte ser på arbetsplatsen, vilket kan hjälpa oss förstå och relatera till den vi pratar med.

Tempot och taktkänslan påverkar kommunikationen på distans

Distanskommunikation kan förändra den normala takten i våra samtal. En försening mellan olika meddelanden kan skjuta upp eller dölja känslomässiga reaktioner. Hur många gånger har du skrivit ett e-postmeddelande och omedelbart efter att ha tryckt på skicka känt dig orolig för hur meddelandet kommer uppfattas? Om din chef läser e-post sent på kvällen, anser hen då att det är ett intrång i hens privata tid? Skulle hen berätta för dig om det var så? 

Även om vi kan ha blivit vana vid dessa typer av asynkrona interaktioner, kan de fortfarande strida mot våra normala regler för social interaktion. Om vi saknar ett omedelbart svar kan vi bli distraherade, börja gissa själva eller till och med fantisera över hur mottagarens känner. Inte sällan blir vi frustrerade över det uteblivna svaret, vilket kan trigga alla möjliga reaktioner.

Vad krävs av en kommunikativ ledare vid distansarbete?

Om kommunikationen är en viktig parameter när vi samarbetar på distans, så är ledarskapet minst lika viktigt. Även om det krävs att varje teammedlem tar eget ansvar för hela gruppens produktivitet, så förutsätter distansarbete en mycket närvarande ledare. Läs gärna vårt tredje inlägg som reflekterar över att leda på distans.

Ledarskap på distans

TEMA DISTANSARBETE – DEL 3 AV 4

För många företag är möjligheten till distansarbete en medveten långsiktig strategi. För andra kan det ha uppstått på grund av omständigheter som till exempel en pandemi. Oavsett hur distansarbetet har uppkommit ställer det nya krav på ledarskapet. Ledare behöver förse organisation och medarbetare med verktyg och strukturer för att distansarbetet skall bli så effektivt och produktivt som möjligt. Läs gärna våra andra inlägg på temat distansarbete:

Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team_del 1
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team_del 2
Kommunikation på distans

Här följer åtta tips som hjälper dig att etablera ett kommunikativt och framgångsrikt ledarskap vid distansarbete.

1. Skapa en kommunikationsstrategi

För att få ett team produktivt på distans behöver du upprätta en strategi för kommunikationen. En tydlig struktur underlättar och ger medarbetarna trygghet. Börja med att bestämma ett lämpligt antal avstämningar veckovis, med konkret innehåll och tydlig agenda. Var överens om vad som är brådskande och vad som behöver prioriteras. Detta kommer att minska ineffektiviteten och öka produktiviteten. Inventera även medarbetarnas behov, sätt riktlinjer och planera in eventuella möten med socialt fokus.

Som ledare kan du knappast kommunicera för mycket med ditt team på distans, särskilt inte i början. Sätt en standard och tydlig strategi hur teamet ska hantera kommunikationen. Till exempel kan dessa vara:

  • Dela information
  • Ge feedback
  • Hantera projekt och deadlines
  • Fatta beslut
  • Tilldela uppdrag

Att definiera standarder ger en känsla av lugn mitt i snabbt rörligt kaos. Se också till att förstärka lagets mål och syfte. Prata om värderingar och värden och hur du kommer att tillämpa dem i det nya sammanhang som ett distansarbete innebär. Gör tydligt att transparens, förtroende och kunskapsdelning är viktiga nycklar till framgång.

2. Var supertydlig och undvik sammanfattningar

För att vara effektiva vill vi ibland använda färre ord i vår kommunikation. Men en sådan korthet kan innebära att resten av teamet försöker tolka dina meddelanden. Detta kan både slösa teamets tid och öka risken för misstolkningar. Det är inte säkert att alla förstår dina rubriker eller korta sammanfattningar. Kommunicera alltid med avsikten att vara extremt tydlig, oavsett om det sker i skrift eller tal. 

3. Upprätta normer för en tydlig kommunikation

Team som jobbar på distans behöver skapa nya normer som syftar till att öka kommunikationens tydlighet. Genom att etablera gemensamma normer underlättas kommunikation och ni minskar risken för friktion och konflikt. Här är några exempel från företag som prioriterat olika normer:

  • Skapa akronymer för den digitala kommunikationen, exempelvis ”Four Hour Response (4HR)” och ”No Need to Respond (NNTR)”. Dessa ger förutsägbarhet och säkerhet för virtuella konversationer. 
  • Fastställ vilka verktyg och appar som ska användas till vad. Mejl kanske bara ska gälla för arbetsrelaterade frågor medan en app kanske används för sociala aktiviteter. 
  • Sätt normer på individuell nivå, såsom människors föredragna svarstid, skrivstil och ton. En del medarbetare uppskattar korta och snabba meddelanden, medan andra föredrar långa och detaljerade svar.
  • Sätt preferenser och tolerans för humor och informalitet. 

4. Håll en regelbunden kontakt

Sociometrisk forskning visar att kortare kommunikationstider är effektivare för att bygga upp och upprätthålla moral och engagemang. Här är några tips för att skapa effektivitet:

  • Använd snabbmeddelanden för att hålla regelbunden kontakt. 
  • Låt inte en anställd gå en halv dag utan att checka in. 
  • Genomför sociala möte, helst via video till exempel en virtuell fika. 
  • Sätt ett roterande ansvar för vem som leder dessa virtuella möten.
  • Ställ förväntan på att alla ska vara närvarande och inte distraherade. 
  • Tänk empati och tydlighet i kombination, där hur är viktigare än vad. Fråga en medarbetare Hur mår du? oftare än Vad gör du?

5. Överskölj inte medarbetare och team med meddelanden

Följer du upp en uppgift via e-post, sms och telefon? Har du en tendens att fråga medarbetarna om de har fått ditt tidigare meddelande? Överanvändning av kanaler kan vara en form av digital dominans, och i värsta fall uppfattas som en form av trakasserier. Det medium du väljer skapar olika krav på mottagarens tid. Att använda dem alla för samma meddelande är ineffektivt (liksom irriterande). Välj din digitala volym och kanal klokt.

6. Hjälp dina medarbetare att undvika multitasking

Uppmuntra medarbetare att stanna i ”arbetsmode”, så att de inte hanterar e-post samtidigt som de har ett möte eller under en intensiv arbetsperiod. Om team skickar e-postmeddelanden med omfattande ”svara alla” kan detta kväva produktiviteten. Kom istället överens om när alla skall svara och att välja mottagare med omsorg. 

7. Byt telefon mot video

Videokonferenser istället för telefonkonferenser är att föredra då alla ser varandra. Möten via konferenssamtal ger sämre möjligheter till engagemang och interaktion. Videosamtal är den nya normen av en anledning: de underlättar för ökat engagemang och bättre kommunikation när ni inte kan ses fysiskt. Det finns också en produktivitetsbonus; att vara på video gör det svårare för dig och dina medarbetare att ”multitaska” under möten. Det gör att varje deltagare blir mer närvarande och engagerad.

8. Välj digitalt verktyg för samarbete med omsorg

Du har säkert testat dem alla. Trello, Projectplace, Teams, OneNote, Planner, Slack. Det finns en uppsjö av digitala verktyg för samarbete och kommunikation online. Det kan vara frestande att hoppa på den senaste och mest flashiga tekniken, men se till att välja era verktyg med omsorg. Låt era behov styra. Det finns enkla tumregler som avgör hur ett verktyg kan användas på ett bra sätt:

  • Verktyget ska ha ett tydligt syfte.
  • Det ska vara lätt att använda.
  • Varje medarbetare ska känna sig bekväm med verktyget
  • Det ska fungera bra ihop med övriga delar i er digitala verktygslåda. 
  • Avsätt tid för att utbilda och träna medarbetarna i de verktyg ni väljer.

Ett fokuserat ledarskap vid distansarbete kan göra enorm skillnad för produktiviteten

Susan A. Wheelan, författare bakom boken ”Att skapa effektiva team”, har bedrivit en forskning som tydligt visar att högpresterande team är mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer. Detta är dock ett delat ansvar. Varje enskild medarbetare behöver ta ansvar för att hela teamet får en samhörighet och blir mer resultatdrivna.

Som ledare behöver du bygga en kultur för detta i teamet. Ju mer kraft och energi du lägger på att skapa en tydlig struktur för distansarbete, desto bättre blir förutsättningarna att du skapar högpresterande team även när samarbetet sker digitalt. 

Team på distans

Ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 2

TEMA DISTANSARBETE – DEL 2 AV 4

Distansarbete är en ständigt högaktuell fråga för de flesta organisationer och företag. När medarbetare behöver arbeta på distans, när hela team sitter utspridda geografiskt, hur skapar man ett så effektivt samarbete som möjligt – och hur får man ledarskapet att fungera? Detta är andra delen med tio nycklar som konkret hjälper er att skapa högpresterande team, även när arbetet sker på distans. 

Här är genvägar till övriga artiklar på temat:
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 1
Ledarskap på distans
Kommunikation på distans

Högpresterande team kan lyfta projekt till helt nya nivåer

Susan A. Wheelan har skrivit boken ”Att skapa effektiva team”. I den resonerar hon om värdet av att varje enskild medlem i ett team behöver ta ansvar för gruppens utveckling. Att se till att teamet får en samhörighet, lär känna varandra och bli mer resultatdrivna är inte enbart en fråga för teamets ledare, varje enskild medarbetare behöver ta ansvar för vad som pågår även om personen själv inte direkt är involverad. Wheelans omfattande forskning visar också att högpresterande team är mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer.

Ett högpresterande team definieras av sin produktivitet, ett viktigt fokus oavsett samarbetet sker fysiskt eller digitalt. I förra inlägget gick vi igenom de första fem nycklarna till produktivitet, och här är de sista fem. 

6. Skapa en struktur som ökar samhörigheten

Alla produktiva och högpresterande team är välorganiserade. En förutsättning är att gruppen tillbringar tillräcklig tid ihop, både rent allmänt och i möten. Det krävs åtminstone åtta-nio månaders arbete tillsammans. Samtidigt bör teamets möten vara tillräckligt långa för att hantera de frågor och problem som måste lösas. Tre faktorer är viktiga för strukturen hos framgångsrika team:

  • Teamet bör bestå av minsta möjliga antal medlemmar. Mest effektiva gruppstorlek är tre till sju medlemmar. 
  • Kännetecknet hos ett moget team är att medlemmarna kan bilda subgrupper. 
  • Dessa subgrupper betraktas inte som ett hot av medlemmar som inte ingår i dem. Grupperna är accepterade och uppskattade för sitt bidrag till teamet. 

Vad betyder detta på distans? 
Affinitet är synonymt med släktskap och samhörighet. Framgångsrika distansteam försöker hela tiden minska affinitetsavståndet genom att skapa tillfällen och forum för informella arbetssociala kontakter. Det kan vara att ta en gemensam fika eller lunch, fira födelsedagar och att ses after work. För att få in den privata sfären i teamet i en digital miljö kan sociala medier användas, som Instagram och WhatsApp. Det viktigaste är inte vad man gör utan att man gör så mycket som möjligt för att stärka teamets arbetsrelationer.

7. Skapa en öppen och inbjudande kommunikationsmiljö

Högpresterande team har en öppen kommunikationsstruktur som tillåter alla medlemmar att delta. Detta förbättrar produktiviteten eftersom alla idéer och förslag kommer fram. Högpresterande team får regelbunden feedback om sin effektivitet och produktivitet och medlemmarna kan själva ge exakta svar på frågor om teamets effektivitet och produktivitet. Medlemmarna ger också varandra konstruktiv feedback på individuella prestationer och bidrag.

Vad betyder detta på distans? 
Att skapa en feedbackkultur där alla ger varandra både positiv och utvecklande feedback är ett av de mest effektiva sätten att förebygga konflikter. Det skapar också trygghet i teamet och ökar effektiviteten och lönsamheten. I högpresterande team är feedbacken fokuserad både på teamet, dvs hur teamet som helhet presterar och på individuell nivå. Utvecklande feedback på individnivå ges mellan fyra ögon, till skillnad mot positiv feedback som kan ske mer öppet. Viss försiktighet bör alltid iakttas i en öppen miljö, men i ett högpresterande team förväntas det att man ger positiv feedback.

8. Lägg tid på att planera, diskutera och fatta rätt beslut med rätt underlag

Medlemmar i högpresterande team ägnar tid åt att planera hur de ska lösa problem och fatta beslut. De bestämmer sig för hur besluten ska fattas – innan de försöker fatta dem, och de ägnar tid åt att definiera och diskutera de problem som måste lösas. Detta gör att högpresterande team har en mer effektiv strategi för beslutsfattande samtidigt som varje beslut har medlemmarnas stöd. 

Vad betyder detta på distans: 
Använd beslutsunderlag för att få in så många perspektiv som möjligt från intressenterna, lägg mycket tid på själva beslutsfattandet och ha en tydlig plan för kommunikation och implementation av fattat beslut. Ge möjligheter att respondera på besluten och var beredd på att justera kontinuerligt så att processen blir agil och iterativ.

9. Utveckla en bra metod för implementering och evaluering 

Högpresterande team implementerar lösningar och beslut som har fattats av medlemmarna. Teamets medarbetare och ledare följer upp besluten och hålls ansvariga för att handla i enlighet med dessa. Framgångsrika team utvecklar också metoder för att evaluera teamets lösningar och beslut.

Vad betyder detta på distans?
Evalueringsmetoder fungerar utmärkt att hantera digitalt och asynkront. Faktum är att utvärderingsenkäter och så kallade polls oftast sker digitalt även hos fysiska team, till exempel hos kunder. Då materialet samlats in behöver teamet analysera och utveckla beslut och lösningar vilket kan ske i digitala möten.

10. Planera för samarbeten och konflikthanteringar som sammansvetsar teamet

Det finns en mängd forskning som bekräftar att ett högpresterande team är sammansvetsade, med ett väl fungerande samarbete. Att medlemmarna i teamet samarbetar betyder inte att det aldrig uppstår konflikter. Forskning visar att produktiva team ofta har perioder av konflikter, men de har bra processer för konflikthantering vilket gör konflikterna kortvariga. Teamet behöver etablera tydliga processer för konflikthantering tidigt, helst innan en konflikt sker. I många fall går detta att hantera digitalt, men om konflikten är djupare rekommenderas fysiska möten.

Vad betyder detta på distans? 
För medarbetare på distans är risken stor att man får mindre beröm och erkännande, jämfört med dem som jobbar fysiskt tillsammans. När vi är tillsammans på en arbetsplats ger vi våra kollegor uppmuntran, komplimanger och feedback efter möten, i fikarummet, i korridoren etc. Det är helt enkelt lätt att glömma den som man ej ser. När teamet har sina möten så är det därför viktigt att gruppen, och självklart dess ledare ger positiv feedback inför varandra. Det är viktigt att se till att uppmuntran och beröm går fram till alla i teamet när den väl ges. 

Ovana distansteam ser ofta inbokade möten endast som tillfällen för samarbete. Här kan teamets medlemmar och ledare försöka skapa samarbeten som minskar risken för isolering och som nyttjar gruppens gemensamma resurser på bästa sätt. Till exempel kan teamet ha en fast möte varje morgon där varje medlem får svara på tre frågor:

  • Vad uppnådde jag igår? 
  • Vad ska jag göra idag? 
  • Finns det något som hindrar mig från att göra det jag ska? 

Läs alla våra inlägg på tema distansarbete

Med dessa tio nycklar kan ni skapa högpresterande team, oavsett om samarbetet sker på plats eller på distans. Här kan du läsa del ett, med de första fem nycklarna:
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 1

Högpresterande team

Ledarskapets tio nycklar till högpresterande team – del 1

TEMA DISTANSARBETE – DEL 1 AV 4

Distansarbete kan vara en utmaning för ledare och företagskulturer. Men i pandemins kölvatten har de flesta företagsledare behövt prioritera ett nytt förhållningssätt. Eftersom distansarbete är en så viktig fråga för de flesta organisationer tänkte vi reflektera över detta i fyra inlägg. Vi inleder med första delen av hur du skapar högpresterande team, vilket är lika värdefullt att fokusera på oavsett det sker i fysisk eller digital miljö. 

Här är genvägar till övriga artiklar på temat:
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 2
Ledarskap på distans
Kommunikation på distans

Avståndet spelar roll vid distansarbete

Det finns tre typer av avstånd i samarbete på distans:

  • Fysiskt avstånd – det vill säga plats och tid.
  • Operativt avstånd – storleken på teamet/arbetsplatsen, olika skicklighetsnivåer hos medarbetare samt tekniska förutsättningar som bandbredd.
  • Affinitet – medarbetarnas olika sociala och kulturella relationer samt normer som värden, tillit och ömsesidigt beroende.

Ett bra sätt att behålla teamets effektivitet är att minska affinitetsavståndet. Affinitet är synonymt med släktskap, och människor är hypersociala varelser som längtar efter tillhörighet. När vi arbetar tillsammans med andra är den psykologiska tryggheten avgörande. Varje medarbetare i teamet vill känna sig inkluderad och säker på sin förmåga – att få bidra, lära sig och utmana status quo. Vidare vill vi slippa rädsla för att bli förminskade, marginaliserade eller straffade på något sätt.

Ledaren har inte ensamt ansvar för gruppens utveckling
Det är lätt att tänka att ledaren bär allt ansvar för att öka affiniteten. Enligt Susan A Wheelan, författare bakom boken ”Att skapa effektiva team” har varje enskild gruppmedlem ansvar för gruppens utveckling och resultat. Hon är vidare mycket tydlig med att den enskilde medlemmen behöver ta ansvar för vad som pågår även om personen själv inte direkt är involverad. 

Värdet av högpresterande team kan inte underskattas
Wheelans omfattande forskning visar att högpresterande team är oändligt mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer.

Produktiviteten är avgörande för att mäta nivån på prestationen, vilket är viktigt att fokusera på oavsett om det är i fysisk eller digital miljö. Låt oss berätta om tio nycklar som alla öppnar dörrar till högre produktivitet. I denna artikel tar vi upp de fem första.  

1. Ha en klar bild av teamets mål

Det viktigaste kännetecknet för ett högpresterande team är att medlemmarna har en klar bild av teamets mål. Det är nödvändigt att grundligt diskutera igenom gruppens mål och vad dessa mål betyder för olika gruppmedlemmar. I ett högpresterande team är alla medlemmar överens om teamets mål och de anser att målen är viktiga, förnuftiga, går att uppnå och kommer gagna både team och organisation.

Vad betyder detta på distans
De som jobbar på distans saknar den mänskliga interaktionen på kontoret. Därför behöver det finnas en extra tydlig kommunikation av målen. Hjälp alla i teamet att förstå och anpassa sig till uppdraget, vilka värderingar som råder och vilken standard som förväntas. I början kan det vara värdefullt att ledaren träffar varje medarbetare personligen, framför allt att ni lägger ner tillräckligt tid på att få rätt bild av målen. Mål som fokuserar på samarbetet och kräver teamets samlade förmåga är gynnsamma jämfört med individuella mål.

2. Definiera tydliga roller

När målen är klargjorda gäller det att organisera teamet så att målen uppnås, och besluta vad som behöver göras och av vem. I rollfördelningen blir följande viktigt för varje medlem i teamet:

  • Hen måste inse vilken roll som ska utföras.
  • Förväntningarna måste vara tydliga, inklusive hur varje uppgift ska utföras.
  • Hen måste ha de förmågor och färdigheter som krävs för att utföra en uppgift.
  • Hen måste hålla med om och acceptera den tilldelade rollen.

Vad betyder detta på distans
Tydliggörande av roller skiljer sig inte från arbete där medlemmarna träffas fysiskt. Dock kan en medarbetares roll förändras om hen går från att arbeta på kontoret till att arbeta på distans. I så fall måste denna förändring tydliggöras och accepteras av alla i teamet.

3. Säkerställ ett ömsesidigt beroende

I framgångsrika och högpresterande team kräver uppgifterna att medlemmarna i teamet arbetar tillsammans som en enhet eller i subgrupper. Det finns ett ömsesidigt stöd och skydd mot känslomässig isolering. 

Vad betyder detta på distans:
Organisera teammedlemmar i till exempel triader. Gör en daglig check-in för att kolla läget, helt enkelt fråga varandra ”Hur mår du”? Efter ca 2–3 veckor kan det vara läge att skapa nya triader så att alla får möjlighet att prata med alla. När medlemmarna får lära känna varandra påskyndar det teamets utveckling. Detta ökar allas fokus på själva uppdraget vilket får en positiv effekt på resultatet.

4. Forma ett ledarskap som främjar självledarskap

När olika behov växer fram i gruppen förändras ledarens stil – i syfte att öka produktiveten. Medlemmarnas uppfattning om ledarens roll förändras också på olika stadier i grupputvecklingen. I högpresterande team har de flesta av ledarens funktioner fördelats mellan teammedlemmarna och ledaren agerar mest som expertmedlem i teamet. Detta innebär att ledarens roll blir mindre styrande och mer konsultativ då gruppen är mogen för detta.

Vad betyder detta på distans? 
En av ledarens viktigaste uppgifter blir att främja självledarskap till individerna i teamet. När den geografiska spridningen är stor, likaså om det finns kulturell mångfald, blir det svårt för varje enskild ledare att se till att teamet fungerar effektivt. Virtuella team behöver således vara mer självförsörjande, varje medlem måste hantera sitt eget arbete eftersom ledaren är mindre i stånd att hjälpa. Alla i teamet behöver vara medvetna om svårigheterna med samarbete på distans och hitta effektiva sätt att övervinna dessa hinder på egen hand. Till exempel kan mötestider ske i olika tidzoner, samarbetsformer kan ske i subgrupper. 

5. Sätt normer och individuella skillnader som uppmuntrar prestation

Framgångsrika team har normer som uppmuntrar prestationer, kvalitet och framgång samt normer som uppmuntrar medlemmarna att vara kreativa och innovativa. Medlemmar som uppträder annorlunda accepteras så länge deras beteende anses gynna utförandet av arbetsuppgifterna. Högpresterande team består av medlemmar som tolererar, till och med trivs med varandras egenheter för att få jobbet gjort.

Vad betyder detta på distans: 
Vid arbete på distans krävs ofta en högre grad av struktur för ökad trygghet och främjande av samarbete och sammanhållning. Det är viktigt att strukturen inte kväver kreativiteten och möjligheten till innovation. Individuella skillnader kan snarare främjas genom att kommunikationsvägarna ger fler möjligheter. Vid distansarbete ökar generellt skriftlig kommunikation vilket utjämnar skillnader mellan introverta och extroverta. Läs mer om detta i vårt tredje inlägg Kommunikation på distans.

Dessa var de fem första nycklarna för att skapa högpresterande team

Tillsammans öppnar alla tio nycklarna dörren till team som mer effektivt kan skapa framgångsrika resultat, oavsett om samarbetet sker på plats eller på distans.

Här kan du läsa del två: 
Distansarbete – ledarskapets tio nycklar till högpresterande team, del 2


Reaktiv vs Proaktiv

Hitta balansen mellan ett reaktivt och proaktivt ledarskap

Styr du oftast dina beslut utifrån dina värderingar? Då har du troligen ett mer proaktivt ledarskap. Ifall du lätt påverkas av känslor har du snarare ett reaktivt förhållningssätt i många situationer. Det behöver inte enbart vara negativt, men nyckeln till ett effektivt ledarskap handlar om att hitta balansen. 

Ett proaktivt uttryckssätt innebär att jag tar initiativ och agerar i förväg för att påverka en situation eller förhindra potentiella problem. Ett reaktivt förhållningssätt innebär att agera i respons på något som redan har inträffat. 

Vi är proaktiva till vår natur

Vi människor har känslor, men vi är inte identiska med dem. Vi har tankar, men vi kan välja att inte identifiera oss med dem. Vi kan ställa oss vid sidan av oss själva och göra medvetna val. Vi kan ta initiativet över våra handlingar och vara proaktiva. Om vi snarare låter vårt känsloliv styras av andra människors beteende, eller om vi lätt påverkas av omgivningens svagheter, då riskerar vi att bli alltför reaktiva ledare. 

Reaktiva ledare kan vara en styrka i ett förändringsarbete

Ett reaktivt förhållningssätt kännetecknas av en brandkårsmentalitet, där vi identifierar ett problem först när det uppstår. Ur ett mänskligt perspektiv kan det liknas vid följande exempel:

  • Alla kör för fort på motorvägen. Därför kör jag också fort.
  • Det är chefens fel att stämningen är så här
  • På min förra arbetsplats fick vi aldrig säga vad vi tyckte. Därför vill jag inte prata inför en grupp.

Att ha ett reaktivt förhållningssätt behöver inte vara negativt. Ibland är det nödvändigt att snabbt anpassa sig till förändringar eller hantera oväntade problem. Däremot kan en överdriven användning av ett reaktivt förhållningssätt leda till att vi hamnar i ständig krisbekämpning. Vi missar möjligheterna till långsiktig planering och strategiskt tänkande.

Proaktiva ledare driver ofta företag framåt. 

Som proaktiva människor är vi värderingsstyrda och påverkas inte av andras känslor och dåliga beteenden, utan vi agerar utifrån vad som är bäst för ändamålet. Här är några exempel på fördelar som kännetecknar ett proaktivt förhållningssätt:

  • Förutseende: När vi har ett proaktivt förhållningssätt är vi benägna att identifiera möjligheter och utmaningar innan de blir akuta. Vi planerar och agerar i förväg för att undvika problem eller maximera positiva resultat.
  • Initiativtagande: Som proaktiva individer tar vi initiativ och ansvar för att påverka vårt eget öde. Vi är inte passiva observatörer utan aktiva deltagare i våra egna liv och arbeten.
  • Problemförebyggande: Genom att vara proaktiv kan jag implementera åtgärder och strategier för att förebygga problem innan de uppstår. Detta kan minska behovet av reaktivt agerande i krissituationer.
  • Ansvarstagande: Med ett proaktivt förhållningssätt tar jag ansvar för mina handlingar och beslut. Jag har kontroll över mina val och är medveten om dess konsekvenser.
  • Långsiktig planering: Ett proaktivt förhållningssätt innebär ofta att tänka långsiktigt och strategiskt. Det handlar om att sätta mål och arbeta mot dem över tid, snarare än att endast fokusera på omedelbara behov. 
  • Förändringsberedskap: Som proaktiv människa är jag mer öppen och ser förändringar som möjligheter snarare än hinder. De är beredda på att anpassa sig till nya omständigheter. 

Så hittar du balansen mellan reaktivitet och proaktivitet

En väsentlig egenskap hos proaktiva människor är att hålla tillbaka en impuls under en värdering. Detta går att träna upp. Givetvis måste vi ta hänsyn till olika människors mognadsnivå och inte behandla alla lika. Men det vi alltid kan göra är att bekräfta och bejaka den egna initiativförmågan. Det finns flera värden med att träna upp ett proaktivt förhållningssätt:

  • Vi kan välja vår reaktion i bestämda situationer
  • Vi kan skapa rätt förhållanden, dvs ta initiativet
  • Vi kan ta ansvar för att något ska hända, inte bara låta saker ske
  • Vi kan hjälpa andra att ta sitt ansvar, om vi gör det bekräftande snarare en nedsättande

Att hitta en balans mellan reaktivitet och proaktivitet är en nyckel till effektivt beslutsfattande och hantering av olika situationer. I ledarskapsutbildningar som UGL (Utveckling Grupp Ledare) får du träning i detta. Ett viktigt mål med UGL är att du ska få verktyg att utveckla din grupp till att bli mer produktiv genom bättre samarbete. 

Reflektion

Reflektera mera för ett utvecklande ledarskap

Ett värdefullt verktyg för ditt ledarskap är reflektion. När vi reflekterar i lugn och ro kan vi lättare upptäcka mönster vi vill undvika. Både som ledare och medarbetare i gruppen. Låt oss reflektera en stund över hur viktig detta är – och ge några konkreta verktyg som hjälper dig att skapa en rutin för reflektion. 

När vi är stressade och mitt uppe i något blir det svårt att se och förstå våra beteenden. Om vi istället reflekterar när vi är mer fokuserade tränar vi oss i att tänka lösningsorienterat, med en ambition till ständig utveckling. Vad kunde vi ha gjort bättre? Vad höll oss tillbaka?

Viljan till förbättring är centralt

Genom att reflektera över en situation eller konflikt kan vi upptäcka att det finns en annan väg som är mer meningsfull. Samtidigt är det viktigt att du VILL byta sätt, gå en annan väg. Inom prestationspsykologi har ”jag vill” en helt annan styrka än ”jag måste”. Om du alltid vill utveckla och förbättra dig kommer du också att göra det. Du lever ditt liv, du är din egen regissör. Du är i förarstolen.

Reflektera – en konkret utmaning över tid

Du kan uppnå en framgångsrik reflektion genom att använda fyra enkla frågeställningar. Det är dock viktigt att du ger dig själv tid, så denna utmaning sträcker sig över 180 dagar. 

  • Vad var bra med gårdagen?
  • Vad hade kunnat göra gårdagen bättre?
  • Vad kommer att göra denna dag framgångsrik?
  • Vilka två, tre styrkor, talanger eller kvaliteter vill jag lyfta fram idag?

Fråga 1 och 2: Vad var bra med gårdagen och vad hade kunnat göra den bättre?

Med regelbunden reflektion kan du påverka hjärnan positivt. Tack vare en så kallad Appreciative Inquiery kan du träna hjärnan att alltid hitta något som är lyckat, något som fungerar. Ganska snabbt vänjer du dig vid att leta efter det som varit bra, såväl i ditt eget beteende som hos medlemmarna i gruppen. 

Fråga 3: Vad kommer att göra denna dag framgångsrik?

Tvinga dig själv att sätta mål för vad som gör en dag framgångsrik för dig. Förklara för dig själv vad du skulle bedöma som framgångsrikt, till exempel att du sätter ned foten vid ett beslut du inte är nöjd med, vilket resulterar att ni fattar ett bättre beslut. Genom att reflektera över den dag du har framför dig kan du rigga systemet så att du vinner. Du kan bygga relationer och utveckla dig själv genom att skriva ner vilka små steg eller initiativ som skulle göra just denna dag till ett steg i rätt riktning.

Fråga 4: Vilka två, tre styrkor, talanger eller kvaliteter vill jag lyfta fram?

Denna fråga hjälper dig att reflektera över vad du ska åstadkomma under dagen. Samtidigt säger du underförstått att du är en talangfull människa med styrkor och kvaliteter som är unika för dig. Genom att sortera fram vilka av dina styrkor, talanger eller kvaliteter som kommer att hjälpa dig bäst under dagen kan du skapa en framgångsrik dag. Är det din empati? Din förmåga att fokusera? Din suveräna förhandlingstaktik?

Hitta din grej för att skapa en rutin.

En nyckel till framgång är att reflektera regelbundet. En del reflekterar innan de somnar. Andra på vägen till jobbet. Vad fungerar bäst för dig? Kanske kan du ha dina reflektionspapper på nattduksbordet och reflektera innan du går upp ur sängen? Det viktigaste är att du hittar din rutin. Fånga ett naturligt tillfälle som du kan upprepa med enkelhet, så att din reflektion blir en naturlig del av ditt liv. 

Utveckla en rutin för hela gruppen.

Om alla medarbetare reflekterar utifrån en positiv, lärande ambition att förbättras så kommer det leda till att hela företaget utvecklas oerhört positivt. Som ledare bör du uppmana varje medarbetare att skapa en vana, samtidigt som du utvecklar rutiner för hela gruppen att reflektera tillsammans.

Ett bra underlag för reflektion är att förstå feedback.

Som ledare får du hela tiden signaler från din medarbetare som hjälper dig att förstå en situation bättre. Genom att vara nyfiken på frågornas natur får du ett bra underlag för reflektion. I ett utvecklande ledarskap är det också viktigt att alla i gruppen blir hörda.

  • Frågor som startar med Vad
    Dessa ställs när folk försöker få mer information från dig. Kanske har du kommunicerat på en för hög nivå? Eller så kan det vara några djupare tänkare i ditt team som vill engagera sig och lära sig mer.
  • Frågor som startar med Varför
    Om du får ”varför”-frågor har du kanske du inte varit tillräckligt tydlig? Ta tillfället i akt att reflektera över dessa frågor och se till att de har klarhet innan du går vidare. När ditt team känner till din avsikt kan ni tillsammans fatta välgrundade beslut som följer din logik.
  • Frågor som startar med Hur
    Med dessa frågor vill människor veta vilka strategier och åtgärder du ser framför dig. Om frågorna ställs med en viss skepsis så kan det vara att de inte köpt in sig på ditt tillvägagångssätt. Eller så vill de veta hur de kan hjälpa dig att gå från vision till verklighet.
  • Frågor som startar med Vem
    Här är dina kollegor nyfikna på vem som påverkas av situationen. Vem har du frågat om råd? Vilka förväntningar har du på ditt team? Det är viktigt för dina medarbetare att förstå vilka relationer de behöver odla eller bygga.

Hur reagerar du när du får frågor? 

Om du är öppen för frågor blir de aldrig kritik för dina beslut eller handlingar. Medarbetare som ställer frågor kan validera vårt tänkande, kontrollera att vår logik är sund eller vilja veta mer om vår avsikt. Vi behöver fler frågor om vi vill leverera värde tillsammans.

Svarar du direkt på en fråga eller ber du om att få reflektera över den? Gör det nästa gång och upptäck skillnaden! I varje utvecklande ledarskap kan reflektion hjälpa hela gruppen.


Källa
Patrick Stahl – ”Reflektera”

Värdet av att du som går UGL inte är ledare

Värdet av att du som går UGL inte är ledare

Om du varit chef ett tag känner du säkert till ledarskapsutbildningen UGL (Utveckling av Grupp och Ledare). En klassiker som togs fram 1981 av Försvarshögskolan för blivande officerare, och som idag är Sveriges mest genomförda ledarskapsutbildning. Det finns en viktig poäng i namnet, att du inte måste vara ledare för att gå en ledarskapsutbildning. UGL utvecklar individer och grupper, en investering i utbildningen kan förbättra hela ledarskapskulturen i en organisation. Därför är den värdefull för alla medarbetare.

UGL kan stärka självförtroendet i hela organisationen

UGL skapar en större förståelse för gruppdynamik och gruppers utvecklingsprocesser. Mellan 2013 och 2018 genomförde Karolinska Institutet en utvärdering av utbildningen. Resultatet visade på positiva förändringar hos ledare i form av ökat självförtroende, ett lugn, större öppenhet för återkoppling, diskussion och problemlösning. Ledare som tidigare haft ett behov av struktur övergick till att lita mer på sig själva och gruppen. 

Effekten skapar ringar på vattnet

UGL är en ypperlig grundläggande utbildning där deltagaren inte behöver vara chef för att få ett stort utbyte. Utbildningen riktar sig till dig som vill utvecklas som människa, ledare och medarbetare, oavsett din nuvarande arbetsroll, och med rätt inställning får du som går kursen större insikter om relationer mellan människor och gruppdynamik. Varje kollega som vill utveckla sig själv, men också förstå hur grupper fungerar, kan få ut väldigt mycket av UGL. Vilket i sin tur betyder att företag vinner på att inte bara skicka ledare på en ledarskapskurs.

Vill du bli en bättre ledare? Eller vill du helt enkelt förbättra ledarskapskulturen på din arbetsplats. Anmäl dig till vår UGL.

Det viktigaste med UGL är själva utvecklingen

Glöm inte utvecklingen efter utbildningen

De finns de som anser att Ledarskapsutbildningen UGL (Utveckling av Grupp och Ledare) är Sveriges bästa chefsutbildning. Den är onekligen en av de mest populära. UGL skapades 1981 av Försvarshögskolan för blivande officerare och är idag Sveriges mest genomförda ledarskapsutbildning. Fem högintensiva dagar på internat, med målet att ge dig nya självinsikter, samtidigt som du får verktyg för att förbättra din gruppsutvecklingsprocesser. 

Den viktigaste effekten slutar aldrig att snurra

Även om utbildningen är kort och intensiv kan den ge långsiktiga och bestående effekter. Enligt en utvärdering som Karolinska Institutet genomförde mellan 2013 och 2018 gör UGL i de flesta fall chefen till en bättre ledare. Men det kräver att man tar själva utvecklingen på tillräckligt stort allvar. Utvärderingen visade att effekten av UGL till stor del beror på vilken sorts spiral deltagaren lyckats starta efter en avslutad utbildning. Denna positiva spiral är kanske den bästa anledningen till att ge UGL en chans. Vem vet, kanske du vågar genomföra förändringar i ditt ledarskap som du får nya idéer till under kursen?

Du som chef känner dig tryggare i din ledarroll efter kursen och dina medarbetare kommer att påverkas positivt. De blir mer engagerade vilket i sin tur påverkar dig. 

Viktigt med organisationens stöd och förståelse

Det är viktigt att UGL är förankrat i ledningen, så att alla förstår värdet av ledarskapsutbildningen. Till exempel är det avgörande att ledare får stöd av sin organisation efter avslutad kurs, inte minst om det finns viktig kritik som behöver tas om hand. Att skicka chefer och medarbetare på en UGL är en investering, både i tid och pengar, och då behöver organisationen ha processer för att stötta ledare samt hantera feedback från medarbetare. Med en långsiktig utveckling av ledarskapet bygger utbildningen stora värden för hela företaget.

Vill du utvecklas till en bättre ledare? Och aldrig sluta att utveckla er som grupp? Anmäl dig till UGL här.